KSeF od 1 stycznia 2027: koniec limitu 10 000 zł. Co zrobić do końca roku

Kogo dotyczy termin 1 stycznia 2027

Większość firm wystawia faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a największe — od 1 lutego 2026 r. Termin 1 stycznia 2027 r. dotyczy tych, którzy do dziś korzystają z okresu przejściowego:

• firm z małą sprzedażą na fakturach — jeśli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł w miesiącu, w 2026 r. mogą wystawiać faktury papierowe lub PDF poza KSeF;
• sprzedawców z kasą rejestrującą — faktury wystawiane przy użyciu kasy mogą w 2026 r. pozostać poza KSeF.

Pamiętaj, że przekroczenie limitu w którymkolwiek miesiącu jest trwałe: fakturę, którą przekroczono limit, i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF. Nie wiesz, gdzie jesteś? Sprawdź swój termin w 30 sekund.

Co dokładnie się zmienia

Nie zmienia się to, co już działa: faktury od dostawców otrzymujesz przez KSeF od 1 lutego 2026 r., a faktury dla konsumentów nadal nie muszą być wystawiane w KSeF.

Kary: co mówi ustawa, a co zapowiada MF

Według obecnej ustawy kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT — m.in. za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi — stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Mogą sięgać do 100% kwoty VAT z faktury albo do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy faktura nie ma VAT.

Brak kar administracyjnych nie oznacza, że faktura spoza KSeF jest w porządku: może mieć skutki w rozliczeniu VAT u Ciebie i u kontrahenta.

Lista rzeczy do zrobienia przed 1 stycznia

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF. Jednoosobowa działalność loguje się Profilem Zaufanym albo kwalifikowanym podpisem. Sprawdź, czy widzisz faktury zakupowe — to najprostszy test dostępu.
2. Wybierz program do faktur z integracją KSeF i podłącz go tokenem albo certyfikatem KSeF. Bez programu też się da (Aplikacja Podatnika KSeF jest bezpłatna), ale przy kilku fakturach w miesiącu ręczne wpisywanie szybko męczy.
3. Przenieś dane: listę kontrahentów, numerację faktur, numer konta. Ustal, czy numeracja na 2027 r. zaczyna się od nowa.
4. Przećwicz wysyłkę i korektę na środowisku testowym albo w trybie demo programu — zanim zrobisz to na prawdziwej fakturze. Pamiętaj, że faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować ani usunąć, błąd poprawia się fakturą korygującą.
5. Daj znać biuru rachunkowemu i nadaj mu uprawnienia w KSeF, jeśli prowadzi Twoje księgi.
6. Uprzedź stałych klientów-firmy, że od stycznia faktury dostaną przez KSeF, a nie e-mailem — część z nich czeka na PDF w skrzynce.

Faktury z przełomu roku

Liczy się data wystawienia faktury. Fakturę wystawioną w grudniu 2026 r. w ramach limitu możesz jeszcze wystawić poza KSeF. Fakturę wystawioną 2 stycznia 2027 r. — także za usługę z grudnia — wystawiasz już w KSeF. Korekty do faktur wystawionych w 2026 r. poza KSeF wystawiasz od 2027 r. w KSeF, zaznaczając, że faktura pierwotna była poza systemem.

Przejście w KWITO

W KWITO wystawiasz fakturę VAT, a program wysyła ją do KSeF w strukturze FA(3) i dopisuje na wydruku kod QR KSeF. Wysyłkę i korekty przećwiczysz w trybie demo KSeF, bez łączenia z Ministerstwem Finansów. Faktury zakupowe pobierają się z KSeF same, kilka razy dziennie. Jak wygląda wysyłka krok po kroku, opisujemy w poradniku Jak wysłać fakturę do KSeF.