Faktura korygująca w KSeF — jak to działa

Zasada: faktury w KSeF się nie poprawia

Gdy KSeF przyjmie fakturę i nada jej numer, faktura wchodzi do obrotu prawnego. Od tego momentu:

• nie można jej edytować w systemie — ani poprawić błędu, ani uzupełnić treści;
• nie można jej anulować — także wtedy, gdy trafiła do niewłaściwego nabywcy;
• nie można jej usunąć — KSeF przechowuje ją przez 10 lat od końca roku wystawienia, niezależnie od tego, czy jest poprawna.

Jedyną drogą poprawienia lub uzupełnienia faktury jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę, czyli wystawcę faktury pierwotnej. Korekta nie jest edycją starego dokumentu — to nowa, samodzielna faktura ustrukturyzowana w strukturze FA(3), która dostaje własny numer KSeF.

Firma objęta obowiązkiem KSeF wystawia korekty w KSeF — także do faktur, które pierwotnie wystawiła na papierze lub jako PDF.

Koniec not korygujących

Dawniej drobne pomyłki, np. literówkę w nazwie nabywcy, mógł poprawić sam nabywca notą korygującą. Według Ministerstwa Finansów od 1 lutego 2026 r. noty korygujące już nie funkcjonują. Jeśli jako nabywca zauważysz błąd na fakturze z KSeF, poproś sprzedawcę o fakturę korygującą.

Co musi zawierać faktura korygująca

Zgodnie z podręcznikiem KSeF 2.0 faktura korygująca powinna zawierać m.in.:

• własny numer kolejny i datę wystawienia;
• numer KSeF faktury pierwotnej — chyba że faktura pierwotna nie miała numeru KSeF;
• dane z faktury pierwotnej: jej datę wystawienia i numer nadany przez sprzedawcę, dane stron transakcji;
• nazwę towaru lub usługi, której dotyczy korekta;
• przy zmianie kwot — kwotę korekty podstawy opodatkowania i podatku w podziale na stawki VAT; przy innych zmianach — prawidłową treść poprawianych pozycji.

W pliku XML korekta ma rodzaj „KOR” (dla korekty faktury zaliczkowej „KOR_ZAL”, rozliczającej „KOR_ROZ”). Przyczynę korekty można podać, ale obecnie nie jest to obowiązkowe. Numer KSeF faktury pierwotnej musi mieć też korekta faktury wystawionej w trybie offline24, awaryjnym lub w czasie niedostępności KSeF — dlatego taką fakturę trzeba najpierw dosłać do systemu.

Kwoty na korekcie: różnica, nie nowa wartość

W podsumowaniu faktury korygującej podaje się różnicę w stosunku do faktury pierwotnej, a nie nową kwotę. Przykład z podręcznika MF:

Korekta, która nie zmienia kwot — np. poprawia adres albo termin płatności — ma w podsumowaniu zera, a poprawione dane podaje w treści.

Korekta faktury wystawionej poza KSeF

Wiele firm ma jeszcze faktury sprzed obowiązku KSeF albo wystawione w 2026 r. w ramach limitu 10 000 zł. Jeśli do takiej faktury wystawiasz korektę w KSeF:

• podajesz numer i datę wystawienia faktury pierwotnej;
• zamiast numeru KSeF zaznaczasz w strukturze, że faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF (pole NrKSeFN);
• pozostałe zasady są takie same jak przy korekcie faktury z KSeF.

Jeśli jeszcze korzystasz z limitu 10 000 zł miesięcznie, zasady wystawiania korekt poza KSeF w 2026 r. potwierdź z księgowym — to obszar, w którym łatwo o pomyłkę w ewidencji VAT.

Błędny NIP nabywcy

To najpoważniejsza pomyłka, bo faktura trafia w KSeF do firmy, która nie brała udziału w transakcji. Anulować jej nie można. Ministerstwo Finansów wskazuje, że trzeba wystawić:

1. fakturę korygującą „do zera” z błędnym NIP nabywcy,
2. nową fakturę pierwotną z poprawnymi danymi i poprawnym NIP.

Dlatego przed wysyłką zawsze sprawdzaj NIP nabywcy. Pobranie danych kontrahenta z GUS po NIP zmniejsza ryzyko literówki w nazwie i adresie, ale samego NIP-u trzeba pilnować.

Korekta zbiorcza i kolejne korekty

Jedna faktura korygująca może dotyczyć wielu faktur pierwotnych, np. przy rabacie za cały kwartał. Taka korekta zbiorcza może jednocześnie obejmować faktury z KSeF i spoza KSeF — dla każdej wskazuje się jej dane.

Gdy do tej samej faktury wystawiasz drugą korektę, liczysz różnicę od stanu po pierwszej korekcie. W danych faktury korygowanej podajesz jednak zawsze fakturę pierwotną — numerów wcześniejszych korekt podawać nie trzeba.

Gdy to Ty jesteś nabywcą

Jeśli na fakturze od dostawcy jest błąd — zły adres, brak numeru zamówienia, nieprawidłowa stawka — nie poprawiasz go sam. Napisz do sprzedawcy i poproś o fakturę korygującą. Korekta trafi do Ciebie przez KSeF tak jak każda inna faktura: otrzymujesz ją w dniu, w którym system nada jej numer KSeF.

Faktury, która trafiła do Ciebie przez pomyłkę (z Twoim NIP, choć nic u tego sprzedawcy nie kupowałeś), również nie możesz odrzucić ani usunąć. Daj znać wystawcy — to on musi wystawić korektę do zera.

Typowe błędy

• Próba „poprawienia” faktury w programie po wysyłce. Zmiana w programie nie zmienia faktury w KSeF. Wersją wiążącą jest ta, która ma numer KSeF.
• Wystawienie drugiej faktury zamiast korekty. Nowa faktura na tę samą sprzedaż to podwójna sprzedaż w ewidencji. Zamiast tego korekta, a przy błędnym nabywcy — korekta do zera i nowa faktura.
• Brak numeru KSeF faktury pierwotnej. Numer KSeF to nie Twój numer faktury (np. FV/7/2026), tylko 35-znakowy identyfikator nadany przez system.
• Kwoty po korekcie zamiast różnicy w podsumowaniu korekty.
• Liczenie na notę korygującą od nabywcy. W KSeF noty korygujące już nie działają — poprawia wyłącznie sprzedawca.
• Liczenie na to, że KSeF wyłapie błąd. System sprawdza zgodność pliku ze wzorem, a nie rachunki. Błędnie policzony VAT przejdzie.

Korekta w KWITO

W KWITO faktura przyjęta przez KSeF jest zablokowana do edycji i usunięcia, żeby nie powstała wersja różna od tej w systemie. Przy takiej fakturze widzisz przycisk „Wystaw korektę”. W formularzu korekty wpisujesz stan po korekcie, a KWITO wylicza różnicę, wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej i wysyła korektę w strukturze FA(3). Jak wygląda sama wysyłka, opisujemy w poradniku Jak wysłać fakturę do KSeF.