Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie Kwito

§1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Operator — Agencja interaktywna WEB4U Radosław Kuprjaniuk, ul. Niekładzka 3c, 72-300 Gryfice, NIP 8571807220, REGON 812617858, wpisana do CEIDG.
2. Serwis / Kwito — serwis internetowy dostępny w domenach kwito.pl, www.kwito.pl i crm.kwito.pl wraz z aplikacją webową udostępnianą w modelu SaaS (Software as a Service).
3. Usługa — świadczona drogą elektroniczną usługa polegająca na udostępnieniu Klientowi funkcjonalności Serwisu Kwito w zakresie wybranego Planu.
4. Klient — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z Operatorem umowę o świadczenie Usługi poprzez założenie Konta.
5. Konsument — Klient będący osobą fizyczną, zawierający umowę niezwiązaną bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego).
6. Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).
7. Konto — indywidualny zbiór ustawień i danych Klienta w Serwisie, zabezpieczony loginem i hasłem, udostępniany po rejestracji.
8. Plan — wariant Usługi o określonym zakresie funkcjonalności i cenie, opisany w §5 i w Cenniku w Serwisie.
9. Plan Starter — bezpłatny plan z ograniczonym limitem funkcji (w szczególności limit 3 faktur sprzedażowych miesięcznie).
10. Plan Pro — płatny plan bez limitu faktur, z pełnym zakresem funkcji Serwisu.
11. Okres rozliczeniowy — okres jednego miesiąca kalendarzowego, za który pobierana jest opłata abonamentowa w Planie Pro.
12. Cennik — aktualna lista Planów i opłat publikowana pod adresem kwito.pl/#cennik.
13. KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
14. Regulamin — niniejszy dokument, stanowiący regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
15. RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

§2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia przez Operatora Usług drogą elektroniczną na rzecz Klienta w Serwisie Kwito.
2. Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie pod adresem kwito.pl/regulamin.html w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
3. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, lecz niezbędna do założenia Konta i korzystania z Usługi.
4. Operator świadczy Usługę w języku polskim. Prawem właściwym dla umowy jest prawo polskie.
5. Kontakt z Operatorem w sprawach dotyczących Usługi, Regulaminu, reklamacji i ochrony danych osobowych: faktury@kwito.pl.

§3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne jest:
   • urządzenie z dostępem do sieci Internet;
   • aktualna przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript i pliki cookies (Chrome, Firefox, Edge, Safari — w wersji wydanej w okresie ostatnich 24 miesięcy);
   • aktywny adres poczty elektronicznej.
2. Operator nie gwarantuje prawidłowego działania Serwisu na nieaktualnych lub niestandardowych konfiguracjach przeglądarek.
3. Transmisja danych pomiędzy urządzeniem Klienta a Serwisem odbywa się z użyciem szyfrowanego połączenia HTTPS (TLS).
4. Klient zobowiązany jest do stosowania aktualnych zabezpieczeń swojego urządzenia (system operacyjny, przeglądarka, oprogramowanie antywirusowe).

§4. Rejestracja i zawarcie umowy

1. Założenie Konta następuje przez wypełnienie formularza rejestracyjnego w Serwisie, podanie adresu e-mail i hasła oraz akceptację niniejszego Regulaminu i Polityki prywatności.
2. Umowa o świadczenie Usług drogą elektroniczną zostaje zawarta w chwili potwierdzenia rejestracji Konta przez Operatora (aktywacja adresu e-mail).
3. Klient zobowiązany jest podać podczas rejestracji i uzupełniania danych firmy prawdziwe, kompletne i aktualne informacje oraz niezwłocznie je aktualizować w razie zmian.
4. Jedno Konto odpowiada jednemu podmiotowi (jednemu numerowi NIP). Operator zastrzega prawo weryfikacji poprawności wprowadzonych danych.
5. Osoba działająca w imieniu Klienta będącego przedsiębiorcą oświadcza, że jest umocowana do zawarcia umowy w jego imieniu.
6. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony.

§5. Zakres Usługi i plany

1. W ramach Usługi Operator udostępnia funkcjonalności umożliwiające w szczególności:
   • wystawianie, edytowanie i przechowywanie faktur VAT (sprzedażowych i zakupowych) oraz dokumentów powiązanych (faktury proforma, korekty, KP);
   • prowadzenie bazy kontrahentów (funkcjonalność CRM) wraz z notatkami, kontaktami i historią dokumentów;
   • integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) — wysyłkę faktur sprzedażowych i pobieranie zakupowych;
   • wystawianie faktur cyklicznych według szablonów (weekly/monthly/quarterly/yearly);
   • rozpoznawanie treści faktur papierowych i elektronicznych (OCR);
   • wysyłkę faktur pocztą elektroniczną oraz (w Planie Pro) powiadomień SMS do kontrahentów;
   • generowanie raportów i analiz finansowych, w tym eksportów dla biura rachunkowego;
   • archiwizację dokumentów w module "Dokumenty".
2. Operator udostępnia Klientowi dwa Plany:

   Plan	Cena	Limit faktur sprzedażowych	Zakres
   Starter	0 zł	do 3 / miesiąc	KSeF, CRM, faktury PDF, wsparcie e-mail
   Pro	19 zł netto / miesiąc	bez limitu	pełen zakres funkcji, w tym faktury cykliczne, OCR, raporty, SMS

3. Szczegółowy zakres funkcji każdego Planu dostępny jest w Cenniku.
4. Plan Starter jest planem bezpłatnym bez limitu czasu — nie stanowi okresu próbnego w rozumieniu prawa konsumenckiego. Klient może w dowolnym momencie przejść z Planu Starter na Plan Pro i odwrotnie.
5. Operator nie świadczy w ramach Usługi usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym, ani usług księgowych. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność i zgodność wystawianych dokumentów z przepisami prawa podatkowego.

§6. Opłaty i subskrypcja

1. Korzystanie z Planu Starter jest bezpłatne.
2. Korzystanie z Planu Pro wymaga wniesienia opłaty abonamentowej w wysokości 19 zł netto (dwadzieścia trzy złote trzydzieści siedem groszy brutto — 23,37 zł z VAT 23%) za każdy rozpoczęty Okres rozliczeniowy.
3. Ceny podane w Serwisie są cenami netto. Do cen doliczany jest podatek od towarów i usług (VAT) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Wybór Planu Pro i podanie danych karty płatniczej uruchamia subskrypcję cykliczną: opłata pobierana jest z góry, automatycznie, w pierwszym dniu każdego Okresu rozliczeniowego, z karty płatniczej wskazanej przez Klienta.
5. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejne Okresy rozliczeniowe, dopóki Klient jej nie anuluje zgodnie z §8.
6. Operator przechowuje wyłącznie dane tokena karty płatniczej niezbędne do realizacji cyklicznych obciążeń (brak pełnych numerów kart). Pełne dane karty przetwarzane są wyłącznie przez certyfikowanego dostawcę usług płatniczych (operatora bramki płatniczej).
7. W przypadku nieudanego pobrania środków (brak środków, wygaśnięcie karty, wycofanie zgody) Operator ponowi próbę obciążenia w odstępach 24 i 72 godzin oraz powiadomi Klienta e-mailem. Brak skutecznej płatności w ciągu 7 dni od pierwszej próby skutkuje automatycznym przeniesieniem Konta na Plan Starter — bez utraty danych.
8. Operator zastrzega prawo zmiany Cennika z zachowaniem trybu przewidzianego w §19. Zmiana ceny nie dotyczy rozpoczętego Okresu rozliczeniowego.
9. Operator może okresowo oferować kody promocyjne i rabaty — zasady ich stosowania określa każdorazowo osobny regulamin promocji.

§7. Płatności i faktury VAT

1. Płatność realizowana jest za pośrednictwem certyfikowanego operatora bramki płatniczej.
2. Akceptowane metody płatności: karty płatnicze (Visa, Mastercard) oraz inne metody udostępnione przez operatora bramki.
3. Po skutecznym pobraniu opłaty Operator wystawia Klientowi fakturę VAT w formie elektronicznej i udostępnia ją w Koncie Klienta oraz przesyła na wskazany adres e-mail, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po Okresie rozliczeniowym.
4. Klient akceptując Regulamin wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, w tym — po wdrożeniu odpowiednich mechanizmów — przez KSeF.
5. Klient zobowiązany jest do podania i utrzymywania poprawnych danych do faktury (nazwa firmy, adres, NIP). Operator nie odpowiada za treść faktur wystawionych na podstawie błędnych danych podanych przez Klienta — faktura korygująca może być wystawiona na wniosek Klienta.

§8. Zmiana planu i wygaśnięcie subskrypcji

1. Klient może w dowolnym momencie zmienić Plan w ustawieniach Konta. Zmiana z Planu Starter na Plan Pro skutkuje niezwłocznym pobraniem opłaty i rozpoczęciem nowego Okresu rozliczeniowego.
2. Klient może w dowolnym momencie anulować subskrypcję Planu Pro w ustawieniach Konta lub wiadomością e-mail na adres faktury@kwito.pl. Anulowanie:
   • nie powoduje zwrotu opłaty za bieżący Okres rozliczeniowy (w przypadku Klientów niebędących Konsumentami ani przedsiębiorcami na prawach konsumenta);
   • skutkuje automatycznym przeniesieniem Konta na Plan Starter z chwilą zakończenia bieżącego Okresu rozliczeniowego.
3. Po przejściu na Plan Starter dane Klienta pozostają dostępne w Koncie, z zachowaniem limitów Planu Starter.

§9. Integracja z KSeF

1. Serwis udostępnia techniczne narzędzie do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur prowadzonym przez Ministerstwo Finansów, w szczególności do wysyłki faktur sprzedażowych i pobierania faktur zakupowych.
2. Operator obsługuje aktualny schemat strukturalny KSeF (FA(3)) oraz środowiska test i produkcja.
3. Korzystanie z integracji KSeF wymaga podania przez Klienta aktualnego, prawidłowego tokena uwierzytelniającego wygenerowanego na portalu Ministerstwa Finansów. Token jest przechowywany w Serwisie w formie zaszyfrowanej (AES-256).
4. Operator nie jest stroną systemu KSeF i nie ponosi odpowiedzialności za:
   • niedostępność, błędy lub opóźnienia w działaniu samego systemu KSeF;
   • zmiany schematów XML lub API wprowadzane przez Ministerstwo Finansów, które uniemożliwiają tymczasowo korzystanie z integracji do czasu wdrożenia przez Operatora odpowiednich aktualizacji;
   • skutki podatkowe wynikające z działań lub zaniechań Klienta, w tym z niewysłania faktury do KSeF, wysłania błędnej faktury lub utraty przez Klienta dostępu do tokena KSeF.
5. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość danych zawartych w fakturach wysyłanych do KSeF oraz za wypełnienie obowiązków nałożonych na podatnika przez przepisy o KSeF.
6. Operator zobowiązuje się do monitorowania zmian w systemie KSeF i wdrażania aktualizacji Serwisu w rozsądnych terminach, nie gwarantuje jednak dostępności nowych funkcji KSeF w dniu ich wejścia w życie.

§10. OCR, archiwizacja i eksport danych

1. W Planie Pro Serwis udostępnia funkcję OCR — automatycznego rozpoznawania treści faktur z plików graficznych (JPG, PNG) i PDF. OCR ma charakter pomocniczy; Klient zobowiązany jest do weryfikacji poprawności rozpoznanych danych przed ich zapisem.
2. Dokumenty załadowane do modułu "Dokumenty" przechowywane są na serwerach Operatora zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej, z zachowaniem kopii zapasowych.
3. W dowolnym momencie trwania umowy Klient może pobrać eksport swoich danych z Konta: faktur w formacie PDF/CSV, bazy kontrahentów w formacie CSV oraz dokumentów w oryginalnym formacie.
4. Po rozwiązaniu umowy Operator udostępnia Klientowi możliwość pobrania eksportu danych przez okres co najmniej 30 dni od daty rozwiązania. Po upływie tego okresu dane są trwale usuwane z systemów produkcyjnych, z zastrzeżeniem danych przechowywanych w celach archiwalnych, księgowych lub wynikających z obowiązku prawnego.

§11. Dostępność Usługi (SLA)

1. Operator dokłada starań, by zapewnić dostępność Serwisu na poziomie co najmniej 99% w skali miesiąca kalendarzowego, z wyłączeniem planowanych przerw serwisowych.
2. Planowane przerwy serwisowe są — w miarę możliwości — przeprowadzane w godzinach nocnych (00:00–06:00 czasu środkowoeuropejskiego) i zapowiadane co najmniej 24 godziny wcześniej komunikatem w Serwisie lub pocztą elektroniczną.
3. W razie wystąpienia nieplanowanej awarii trwającej dłużej niż 24 godziny w danym Okresie rozliczeniowym, Klient Planu Pro może zwrócić się z wnioskiem o proporcjonalną obniżkę opłaty za bieżący Okres rozliczeniowy. Wniosek rozpatrywany jest w trybie reklamacyjnym (§14).
4. Do czasu niedostępności nie wlicza się przerw wynikających z: działania siły wyższej, awarii operatorów telekomunikacyjnych, działania systemów zewnętrznych (KSeF, operatorzy płatności, dostawcy OCR, dostawcy SMS) oraz przerw spowodowanych działaniem lub zaniechaniem Klienta.

§12. Prawa i obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązany jest do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z:
   • niniejszym Regulaminem;
   • powszechnie obowiązującym prawem polskim i prawem Unii Europejskiej;
   • dobrymi obyczajami i zasadami współżycia społecznego;
   • prawami osób trzecich.
2. Zabrania się w szczególności:
   • udostępniania danych logowania osobom trzecim (poza pracownikami i współpracownikami Klienta działającymi w jego imieniu);
   • wystawiania przez Serwis dokumentów poświadczających nieprawdę lub fałszywych;
   • wykorzystywania Serwisu do rozsyłania niezamówionej korespondencji handlowej (spam);
   • podejmowania prób złamania zabezpieczeń Serwisu, wprowadzania szkodliwego oprogramowania, nieautoryzowanego dostępu do danych innych Klientów;
   • wykorzystywania API Serwisu do świadczenia usług konkurencyjnych wobec Operatora bez jego uprzedniej pisemnej zgody;
   • przechowywania w Serwisie treści bezprawnych, w szczególności naruszających dobra osobiste, prawa autorskie, ochronę danych osobowych osób trzecich.
3. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za:
   • poprawność i zgodność z prawem wystawianych dokumentów;
   • treści wprowadzone do Serwisu (w szczególności dane kontrahentów);
   • bezpieczeństwo swojego hasła i sesji — Operator zaleca stosowanie silnych haseł i ich okresową zmianę.

§13. Odpowiedzialność Operatora

1. Operator zobowiązuje się do świadczenia Usługi z należytą starannością.
2. W stosunku do Klientów niebędących Konsumentami ani przedsiębiorcami na prawach konsumenta odpowiedzialność Operatora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi:
   • jest ograniczona wyłącznie do szkód rzeczywistych (damnum emergens), z wyłączeniem utraconych korzyści (lucrum cessans);
   • jest ograniczona do wysokości opłat wniesionych przez Klienta w ostatnich 3 Okresach rozliczeniowych poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
3. Ograniczenia, o których mowa w ust. 2, nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie oraz do odpowiedzialności, której wyłączyć nie można na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
4. W stosunku do Konsumentów i przedsiębiorców na prawach konsumenta Operator odpowiada na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie cywilnym i ustawie o prawach konsumenta.
5. Operator nie odpowiada za:
   • skutki podania przez Klienta nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych danych;
   • działanie systemów zewnętrznych, z których Serwis korzysta (w szczególności KSeF, operator płatności, dostawca SMS, dostawca OCR);
   • treści wprowadzone do Serwisu przez Klienta;
   • skutki podatkowe i finansowe decyzji Klienta podjętych na podstawie danych dostępnych w Serwisie.

§14. Reklamacje

1. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą świadczenia Usługi na adres faktury@kwito.pl z adresu e-mail przypisanego do Konta.
2. Reklamacja powinna zawierać:
   • imię, nazwisko / nazwę firmy i adres e-mail Klienta;
   • opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób ich rozpatrzenia;
   • datę wystąpienia zdarzenia i — o ile to możliwe — zrzuty ekranu.
3. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania i przesyła odpowiedź na adres e-mail Klienta. Brak odpowiedzi w tym terminie — w przypadku reklamacji złożonych przez Konsumenta — oznacza jej uznanie.
4. Niezależnie od procedury reklamacyjnej Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w szczególności z unijnej platformy ODR dostępnej pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr, lub zwrócić się do miejskiego (powiatowego) rzecznika konsumentów.

§15. Rozwiązanie umowy i usunięcie konta

1. Klient może w dowolnym momencie rozwiązać umowę usuwając Konto w ustawieniach Serwisu lub przesyłając wniosek na adres faktury@kwito.pl. Rozwiązanie następuje z chwilą potwierdzenia przez Operatora, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.
2. Operator może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, na adres e-mail Klienta, z ważnych przyczyn takich jak zaprzestanie świadczenia Usługi lub istotna zmiana modelu biznesowego.
3. Operator może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia (ze skutkiem natychmiastowym) w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta, w szczególności w razie:
   • podania nieprawdziwych lub fałszywych danych rejestracyjnych;
   • wykorzystywania Serwisu do działań niezgodnych z prawem;
   • prób złamania zabezpieczeń Serwisu lub działań zakłócających jego funkcjonowanie.
   O rozwiązaniu umowy Operator informuje Klienta wiadomością e-mail wraz z podaniem przyczyny.
4. Z chwilą rozwiązania umowy dostęp Klienta do Konta zostaje zablokowany, a dane są usuwane zgodnie z §10 ust. 4 oraz §17.
5. Dane wymagane przez przepisy prawa (w szczególności faktury VAT wystawione przez Operatora na rzecz Klienta — przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) są zachowywane niezależnie od rozwiązania umowy, w celu wypełnienia obowiązków prawnych Operatora.

§16. Prawo odstąpienia (Konsument i przedsiębiorca na prawach konsumenta)

1. Konsument oraz przedsiębiorca na prawach konsumenta, który zawarł umowę na odległość, może od niej odstąpić bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, składając oświadczenie na adres faktury@kwito.pl.
2. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem. Wzór formularza odstąpienia dostępny jest poniżej.
3. W razie odstąpienia Operator zwraca wszelkie otrzymane od Konsumenta płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Konsument.
4. Rozpoczęcie świadczenia Usługi przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie wymaga wyraźnej zgody Konsumenta, wyrażonej przy zawarciu umowy. Prawo odstąpienia wygasa, jeżeli Operator w pełni wykonał Usługę za wyraźną zgodą Konsumenta, a Konsument został poinformowany o utracie prawa odstąpienia (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta).
5. Jeżeli Konsument skorzystał z Usługi w okresie odstąpienia, zobowiązany jest zapłacić za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do zakresu faktycznie wykorzystanej Usługi.

Wzór formularza odstąpienia

Adresat: Agencja interaktywna WEB4U Radosław Kuprjaniuk, ul. Niekładzka 3c, 72-300 Gryfice, e-mail: faktury@kwito.pl

Niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi Kwito (Plan Pro).
Data zawarcia umowy: ________
Imię i nazwisko: ________
Adres: ________
Adres e-mail przypisany do Konta: ________
Data: ________
Podpis (tylko wersja papierowa): ________

§17. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (DPA)

Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.

17.1. Strony i rola

1. Administrator: Klient — decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych osób, których dane wprowadza do Serwisu (w szczególności danych kontrahentów, pracowników, osób kontaktowych).
2. Podmiot przetwarzający (procesor): Operator — przetwarza powierzone dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
3. W odniesieniu do danych osobowych Klienta (dane rejestracyjne, dane do faktury, dane logowania) Operator jest samodzielnym administratorem — zasady przetwarzania opisane są w Polityce prywatności poniżej.

17.2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

1. Przedmiot: przechowywanie i umożliwienie Klientowi operowania na danych osobowych wprowadzonych do Serwisu.
2. Charakter: hosting, archiwizacja, wykonywanie kopii zapasowych, udostępnianie danych Klientowi przez interfejs Serwisu i API, wysyłka e-mail i SMS na zlecenie Klienta, przekazywanie danych do systemów zewnętrznych wskazanych przez Klienta (KSeF, operator SMTP).
3. Cel: świadczenie na rzecz Klienta Usługi zgodnie z Regulaminem.
4. Czas: na czas obowiązywania umowy oraz okres niezbędny do bezpiecznego usunięcia lub zwrotu danych po jej rozwiązaniu (maks. 30 dni).

17.3. Kategorie osób i danych

1. Kategorie osób, których dane mogą być przetwarzane: kontrahenci Klienta (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, pracownicy kontrahentów, osoby kontaktowe), pracownicy i współpracownicy Klienta, odbiorcy newslettera / powiadomień SMS.
2. Kategorie danych: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, nazwa firmy), dane kontaktowe (adres, e-mail, telefon), dane podatkowe (NIP, REGON), dane finansowe (numery rachunków, kwoty faktur).
3. W ramach Usługi nie są zasadniczo przetwarzane szczególne kategorie danych (art. 9 RODO). Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu danych wrażliwych bez uprzedniego uzgodnienia z Operatorem.

17.4. Zobowiązania Operatora jako procesora

1. Przetwarzanie danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — za takie polecenie uznaje się korzystanie z funkcji Serwisu.
2. Zapewnienie, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
3. Stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych, w tym:
   • szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS);
   • szyfrowanie danych wrażliwych w bazie (AES-256) — w szczególności haseł SMTP, tokenów KSeF, haseł SMS;
   • hashowanie haseł użytkowników (bcrypt);
   • regularne kopie zapasowe;
   • kontrolę dostępu opartą na rolach i tenant isolation (dane każdej firmy odseparowane identyfikatorem firmy).
4. Pomoc Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie).
5. Pomoc Administratorowi w wykonaniu obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, naruszenia, DPIA).
6. Zawiadomienie Administratora o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.
7. Po zakończeniu świadczenia Usługi — na wybór Administratora — usunięcie lub zwrot wszystkich danych osobowych oraz usunięcie ich kopii, chyba że prawo Unii lub prawo krajowe nakazują przechowywanie danych.
8. Udostępnienie Administratorowi informacji niezbędnych do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwienie audytu — na pisemny, uzasadniony wniosek, z rozsądnym wyprzedzeniem i z zachowaniem tajemnicy handlowej.

17.5. Dalsze powierzenie (subprocessorzy)

Operator korzysta z usług poniższych dalszych podmiotów przetwarzających (subprocessorów). Akceptacja niniejszego Regulaminu stanowi ogólną zgodę Klienta na korzystanie z nich.

Operator poinformuje Klienta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem o zamiarze dodania lub zmiany subprocessora, e-mailem lub komunikatem w Serwisie. Klient może wnieść sprzeciw — skutkiem sprzeciwu jest prawo rozwiązania umowy ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego.

17.6. Przekazanie poza EOG

Operator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Gdyby zaszła taka konieczność — wyłącznie na podstawie właściwego mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO (decyzja o adekwatności lub standardowe klauzule umowne).

§18. Prawa autorskie i licencja

1. Wszelkie prawa do Serwisu, jego kodu, szaty graficznej, znaków towarowych (w tym znaku "Kwito") i dokumentacji przysługują Operatorowi i są chronione przepisami prawa autorskiego.
2. Z chwilą zawarcia umowy Operator udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, odwoływalnej licencji na korzystanie z Serwisu w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi, obowiązującej przez czas trwania umowy.
3. Klient zachowuje prawa do wszystkich danych i treści wprowadzonych przez niego do Serwisu. Operator nie nabywa żadnych praw do tych danych poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usługi.
4. Wykorzystywanie API Serwisu przez podmioty trzecie w celu świadczenia płatnych usług integracyjnych wymaga uprzedniej pisemnej zgody Operatora.

§19. Zmiany Regulaminu

1. Operator zastrzega prawo zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności:
   • zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w tym przepisów o KSeF, VAT, RODO, prawie konsumenckim);
   • zmiany zakresu lub charakteru świadczonej Usługi;
   • zmiany technologicznej lub organizacyjnej po stronie Operatora;
   • zmiany Cennika.
2. O zmianie Regulaminu Operator informuje Klientów e-mailem oraz komunikatem w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, publikując treść nowego Regulaminu wraz z zaznaczeniem zmian.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym przed datą wejścia w życie nowego Regulaminu, usuwając Konto lub wysyłając wniosek na adres faktury@kwito.pl. W takim przypadku Konsumentowi przysługuje zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany okres.
4. Korzystanie z Serwisu po dacie wejścia w życie nowego Regulaminu oznacza jego akceptację.
5. Zmiana Cennika w zakresie obniżenia cen oraz wprowadzenia nowych funkcji nie wymaga 14-dniowego wyprzedzenia.

§20. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności:
   • Kodeks cywilny;
   • ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
   • ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;
   • RODO i ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Ewentualne spory wynikające z umowy rozstrzygane będą w pierwszej kolejności polubownie. W razie braku porozumienia:
   • dla sporów z Klientami niebędącymi Konsumentami — sądem właściwym jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora;
   • dla sporów z Konsumentami — sądem właściwym jest sąd właściwy zgodnie z przepisami ogólnymi.
3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 maja 2026 r.

Polityka prywatności serwisu Kwito

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Klientów jest Agencja interaktywna WEB4U Radosław Kuprjaniuk, ul. Niekładzka 3c, 72-300 Gryfice, NIP 8571807220, REGON 812617858. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: faktury@kwito.pl.

2. Zakres przetwarzanych danych

• Dane rejestracyjne: adres e-mail, hasło (hash), imię, nazwisko.
• Dane firmy: nazwa, adres, NIP, REGON, numery rachunków bankowych, dane kontaktowe.
• Dane rozliczeniowe: historia płatności, dane do faktur, token karty płatniczej (pełne numery kart nie są przechowywane).
• Dane techniczne: adres IP, identyfikator sesji, informacje o przeglądarce, dzienniki dostępu, dzienniki audytu (audit log).

3. Cele i podstawy przetwarzania

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa oraz subprocessorom wymienionym w §17 Regulaminu.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") — w zakresie nieobjętym obowiązkiem archiwizacji;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych (w tym eksportu z Konta — §10);
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność przetwarzania dokonanego przed cofnięciem);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies do utrzymania sesji logowania, bezpieczeństwa (ochrona przed CSRF) oraz zapamiętania ustawień interfejsu. Nie stosujemy cookies marketingowych, reklamowych ani zewnętrznych trackerów analitycznych.

7. Automatyczne podejmowanie decyzji

Operator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, które wywierałoby istotne skutki prawne wobec Klientów.

8. Zmiany Polityki

Zmiany Polityki prywatności wprowadzane są w trybie właściwym dla zmian Regulaminu (§19).

9. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: faktury@kwito.pl.