Kiedy przypominać: plan na jedną fakturę
Działa prosty rytm — każdy kolejny kontakt jest trochę bardziej stanowczy:
| Kiedy | Co wysłać | Ton |
|---|---|---|
| 3 dni przed terminem | przypomnienie o zbliżającym się terminie | informacyjny |
| 3 dni po terminie | pierwsze przypomnienie o zaległości | uprzejmy, zakłada pomyłkę |
| 10 dni po terminie | drugie przypomnienie | rzeczowy, prośba o datę zapłaty |
| 21–30 dni po terminie | ostatnie przypomnienie, zapowiedź wezwania | stanowczy |
| potem | wezwanie do zapłaty z odsetkami | formalny |
Przypomnienie przed terminem nie jest natrętne — dla wielu klientów to po prostu wygodne przypomnienie, że faktura czeka w kolejce przelewów.
Jak pisać, żeby klient zapłacił
- Wszystko, czego potrzeba do przelewu, w jednej wiadomości: numer faktury, kwota do zapłaty, termin, numer konta. Klient nie powinien szukać faktury w skrzynce.
- Kwota, która została, a nie kwota faktury — jeśli klient zapłacił część, przypominaj o reszcie.
- Zakładaj pomyłkę, nie złą wolę — przynajmniej w pierwszym przypomnieniu. „Jeśli płatność została już wysłana, prosimy potraktować tę wiadomość jako nieaktualną” rozbraja napięcie.
- Jedna prośba, jeden krok: „proszę o przelew do piątku” albo „proszę o informację, kiedy możemy spodziewać się płatności”.
- Nie przypominaj o zapłaconych fakturach. Zanim wyślesz, sprawdź wpływy na koncie — nic tak nie psuje relacji jak ponaglenie po zapłacie.
Wzór: przypomnienie przed terminem
Wzór: kilka dni po terminie
Wzór: drugie przypomnienie
Wzór: ostatnie przypomnienie przed wezwaniem
Wzory SMS
SMS jest krótki, więc zostaw tylko to, co potrzebne do przelewu. Jedna wiadomość to 160 znaków bez polskich liter — dłuższa pójdzie jako dwie.
Gdy przypomnienia nie działają
Jeśli po ostatnim przypomnieniu cisza, czas na wezwanie do zapłaty — formalny dokument z wyliczonymi odsetkami. Przygotujesz je w naszym darmowym generatorze, a odsetki sprawdzisz w kalkulatorze odsetek. W sprzedaży między firmami należy Ci się też rekompensata 40, 70 albo 100 euro — szczegóły w poradniku Wezwanie do zapłaty.
Przypomnienia, które wysyłają się same
Pilnowanie terminów w arkuszu działa przy pięciu fakturach. Przy pięćdziesięciu coś zawsze umknie. W KWITO ustawiasz raz, ile dni przed terminem i po nim wysłać przypomnienie (np. 3 dni przed oraz 3 i 10 dni po), i zaznaczasz klientów, którym przypominać. Program sam wysyła e-mail lub SMS:
- tylko o fakturach nieopłaconych i płatnych przelewem,
- z kwotą, która została do zapłaty — po wpłatach częściowych i korektach,
- według Twoich wzorów, z numerem faktury, terminem i numerem konta,
- nigdy dwa razy o tym samym etapie.
W KWITO wyślesz też jedną wiadomość (e-mail lub SMS) do wielu klientów naraz — np. o zmianie godzin pracy.
Ustaw przypomnienia raz i zapomnij o ponaglaniu
Automatyczne przypomnienia o płatności e-mailem i SMS-em są w planie Pro (19 zł netto/mies.). Nowe konto dostaje 30 dni Pro za darmo, bez karty. Do tego faktury z KSeF, faktury cykliczne i baza klientów.
Załóż konto — zakładka „Rejestracja”Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.